סדר במשרד הביתי 

סדר במשרד הביתי:

מדוע חשוב לנו להקדיש משאבים לשמירה על סדר במשרד הביתי? למי מאיתנו זה קשה?
מדוע חלקנו זקוקים לעזרה בתחום זה?

דודי בלייר, פסיכולוג קליני בכיר, מסביר כי ברמה הרגשית חשוב לנו מאד לחיות בסביבה מסודרת ומאורגנת- מה שמאפשר לנו להפחית לחצים ולהרגיש רגועים יותר. רובנו מסוגלים להדחיק תחושות של לחץ ו"חוסר סגירה" סביב חוסר סדר ועם זאת, ככל שאי הסדר גדול יותר ונמשך לאורך זמן, אנו מתקשים לפעול ולהגיע לתוצאות מיטביות.

ישנם כמובן סוגי טיפוסים קיצוניים בנושא זה, מסביר בלייר.
האחד הוא הטיפוס האובססיבי, הנוהג להשקיע אנרגיות רבות בסידור וארגון לפי קודים שקבע לעצמו ועלול למצוא את עצמו עסוק בסדר וארגון במקום במטרה עצמה.
השני הוא הטיפוס הסובל מחוסר קשב וריכוז שימצא את עצמו לעיתים מתקשה להתרכז גם בנושא הארגון. הוא יעבור ממשימה למשימה תוך שהוא שוכח לסיים את מה שהתחיל.

רובנו מצויים במקום טוב באמצע ועדיין זקוקים לסביבה מאורגנת ומסודרת אשר תאפשר לנו לפעול ביעילות מקסימלית. חלק מאיתנו ניגשים למשימות סידור (ולאחרות) בגישה של ניסוי וטעייה. בלייר מסביר כי אין כל בעיה בגישה זו, כל עוד מתבצעת למידה בכל ניסוי.
אחרים, ניגשים לכל משימה תוך תכנון הפעילויות הקשורות אליה.

לכן, חשוב מאד להבין האם אנחנו מסוגלים להתמודד עם משימה זו בעצמנו או להסתייע בגורמים מקצועיים שיעזרו לנו במשימה. מי שסובל מקשיי ארגון יוכל לספר כי לעתים סידור משרד (אשר נראה לכאורה פשוט לחלוטין) יכול להוות משימה מורכבת כאשר אנו מתקשים להחליט מה לזרוק ומה לא , או היכן לשמור על חומרים מסוימים.

כאשר מדובר במשרד הביתי, הנושא מורכב יותר מאחר ויש לשמור על "מחיצה ארגונית" בין זמן העבודה ומיקומה לבין הזמן הפרטי והחלל בו הוא מתקיים. בבנייה של מחיצה ברורה נוכל לשמור על ריכוז ואפקטיביות בעבודה מחד וחיים פרטיים ומשפחתיים מאידך.

אז איך יוצרים סביבת עבודה אפקטיבית ונעימה?

סביבת העבודה- ארגנו את סביבת העבודה כך שתתאים לפעילויות השוטפות שאתם עושים במשך היום. אם אתם נוהגים להדפיס הרבה או לשלוח פקסים- דאגו שהמחשוב יהיה במרחק הושטת יד מכם. ציוד אשר אינכם נוהגים להשתמש בו לעתים קרובות יוכל להיות ממוקם רחוק יותר ממקום הישיבה שלכם. מקמו את הריהוט כך שתשבו בנוחות אך גם תהיו בעמדת שליטה על דלת הכניסה ותוכלו לראות את העוברים והנכנסים.

שולחן העבודה- צריך להיות גדול מספיק כדי להכיל את הפונקציות החשובות לכם, אבל לא גדול באופן שיוכל להכיל בלגן מצטבר.

טלפון- על הטלפון (ועכבר המחשב) להיות ממוקמים בצד המתאים לכם (לימניים בצד ימין ולהפך). במידה ואתם נוהגים לדבר בטלפון ולהקליד הרבה, דאגו לרכוש טלפון עם רמקול.

מגירת תיוקים- כדי שנושא התיוק לא יהיה לטירחה ויהיה בר שליטה. מומלץ להכין מגירה אחת (לא גדולה מדי) ולהכניס אליה כל מסמך שמגיע במהלך השבוע ומצריך שמירה.

תיוק שבועי קבוע -כדאי לבחור יום אחד בשבוע, בשעה הראשונה של היום, לפני שפותחים את המחשב ואת תיבת המיילים (הם יחכו.. גם אם לא נרצה) ובשעה זו לטפל בניירת שהצטברה.
כך תוכלו להמשיך את היום ואת שאר השבוע רגועים ולא תהיו טרודים בנושא הניירת המצטברת.

זרקו את הניירת המיותרת- עברו שוב על הניירת ממגירת התיוק, ערכו מיון נוסף ובדקו האם ישנם מסמכים שאינם מצריכים שמירה וזרקו אותם. אל תתפתו לשים אותם בצד עד היום שבו תמצאו זמן לטפל בהם. אם זה לא קרה כמה שבועות או אף חודשים, כנראה שזה כבר לא יקרה.

רשימת מטלות- ערכו לעצמם רשימת מטלות- ממוחשבת או ידנית. היתרון ברשימה ממוחשבת הוא האפשרות לקבל התראה בדיוק בזמן הנכון. לאחר ביצוע המשימה הקפידו למחוק אותה מהרשימה.

שעה פנויה ביומן- קבעו לכם שעה קבועה ביומן בה אתם עוברים על ניירת, מחזירים טלפונים ועונים למיילים. כך לא יצטברו הרבה משימות קטנות שקשה לאחר מכן לטפל בכולן.

אחסון חפצים במשרד הביתי- במקרים רבים הופך המשרד הביתי למחסן לחפצים נוספים אשר אין מקום אחר בו ניתן לאחסן אותם. במידה ואכן לא ניתן למצוא מקום חלופי, דאגו לאחסן את החפצים בארון צדדי סגור שאינו ממוקם בסמוך לשולחן העבודה (בכל זאת, כל אחד מאיתנו אוהב קצת בלגן..).


ועכשיו לעבודה!!!

לא נראה לכם בר ביצוע? הזמן שלכם יקר? היעזרו באיש מקצוע אשר יסייע לכם לארגן את המשרד כמו שצריך. כי כל אחד צריך לעשות את מה שהוא יודע הכי טוב!!